Секретарь с функцией помощника директора

Обязанности:
Ведение делопроизводства и документооборота деловой корреспонденции: Составление писем, приказов, описей, доверенностей и др. документов; Архивирование и контроль за полнотой архивных папок (в том числе электронное); Регистрация в соответствующих реестрах/журналах вх./исх. оригиналов документации и дальнейшее ее распределение внутри компании (по описям); Регистрация в соответствующих реестрах/журналах вх./исх. электронной документации и дальнейшее ее распределение внутри компании (корп.почта/Диадок); Организация обмена документацией (оригиналов и электронных документов) с внешними контрагентами и контроль получения оригиналов (курьер, сторонние сервисы доставки, сервисы ЭДО); Управление курьером (постановка задач, контроль за выполнением); Подписание/сканирование/копирование документов; Ведение телефонии компании; Редактирование карточек компании, в том числе и в интернет-ресурсах: Яндекс, Zoon, Yell; Ввод новых сделок в Битрикс; Создание объявлений на Авито; Ивент-поддержка: Организация проведения деловых встреч, совещаний; Обеспечение напитками (чай/кофе/вода) гостей и руководства; Ведение протоколов встреч/совещаний; Организация корпоративов, дней рождений и др. праздников, согласно производственному календарю (для сотрудников и партнеров); Управление транспортным парком компании: Организация гос.регистрации постановки и снятия с учета в ГИБДД; Контроль за наличием штрафов водителями и организация их оплаты; Контроль за наличием и работоспособностью трекер-систем на автомобилях компании; Обеспечение топливными картами водителей, и контроль за наличием денежных средств на них; Организация страхования автомобилей и контроль за непрерывностью периодов страхования; Взаимодействие с контрагентами-поставщиками, деловая переписка, организация заключения договоров поставки/услуг, контроль за обменом оригиналами документов, связанных с управлением транспортным парком; Ежемесячное снятие показаний одометра для подготовки путевых листов; Организация проведений технического обслуживания автомобилей (запись на ТО/ремонт автомобилей в сервис, выдача сервисной книжки водителю, взаимодействие с мастером по возникающим вопросам в процессе проведения ТО/ремонта, выдача доверенностей и др. документов); Организация содержания автомобилей в чистоте; Административная поддержка руководителя компании: Выполнение поручений руководителя компании и его семьи; Ведение рабочего календаря руководителя компании; Travel-поддержка; Тесное взаимодействие с отделами компании в рамках своего функционала.
Требования:
Высшее образование; Опыт работы на аналогичной должности от 3-х лет; Обязательный опыт работы на аналогичной позиции с первыми лицами компании; Владение Microsoft Office (Word, Excel, PP), Контур.Диадок и опыт работы с орг.техникой на продвинутом уровне; Опыт работы в CRM программах (Битрикс); Отличные знания делопроизводства, форм первичных документов, документооборота и электронного архивирования; Что мы ждем от кандидата: Готовность работать в режиме 24/7 в одном темпе с руководителем; Системный подход к работе, умение и готовность работать с большим объемом информации в условиях многозадачности; Умение самостоятельно организовывать свою работу и расставлять приоритеты; Развитые коммуникативные навыки, знание делового этикета; Навык быстрого набора текста; Высокая скорость работы, внимательность к деталям, аккуратность, нацеленность на результат; Аналитический склад ума; Исполнительность, инициативность, ответственность; Доброжелательность, вежливость, неконфликтность; Активность и стрессоустойчивость. Что мы предлагаем: Официальное трудоустройство согласно ТК РФ; График работы 5/2; Место работы м. Калужская; Работа в стабильной, динамично развивающейся компании; Дружный коллектив.