Секретарь руководителя

– исполнять должностные обязанности в соответствии с должностной инструкцией;

– исполнять поручения директора Учреждения, или лица, исполняющего его обязанности, данные в пределах их полномочий, установленных законодательством Российской Федерации;

– соблюдать при исполнении должностных обязанностей права и законные интересы граждан и организаций;

– вести архив Учреждения;

– вести работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности Учреждения;

– составлять номенклатуру дел Учреждения;

– осуществлять контроль за формирование дел в делопроизводстве и использования документов, хранящихся в архиве;

– вести делопроизводство, принимать, систематизировать поступающую на имя директора Учреждения корреспонденцию в соответствии с принятым порядком и передавать после ее рассмотрения директором Учреждения конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа;

– своевременно и качественно выполнять работу по делопроизводственному обеспечению деятельности Учреждения;

– принимать, обрабатывать, регистрировать, готовить к отправке документы, подписанные директором Учреждения;

– осуществлять прием, учет и регистрацию входящей корреспонденции, в том числе, полученной по электронным каналам связи;

– осуществлять регистрацию исходящей корреспонденции и отправку ее адресатам, в том числе по электронным каналам связи;

– вести работу по созданию и последующему совершенствованию справочно-поисковой системы по документам, обеспечивать их удобный и быстрый поиск;

– выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы директора Учреждения;

– получать для директора Учреждения информацию от специалистов и служащих, вызывать их по его поручению;

– организовать телефонные переговоры директора Учреждения;

– принимать и передавать телефонограммы, записывать в отсутствие директора Учреждения принятые сообщения и доводить их до его сведения;

– осуществлять работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых директором Учреждения (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), вести и оформлять протоколы;

– следить за обеспечением директора Учреждения канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создавать условия, способствующие его эффективной работе;

– следить за сроками выполнения поручений директора Учреждения, а также писем, поступивших в Учреждение, взятых на контроль;

– принимать документы на подпись директору Учреждения;

– осуществлять прием и передачу сообщений по электронной почте;

– исполнять иные поручения директора Учреждения в пределах своей компетенции;

– соблюдать конфиденциальность в отношении любых персональных данных, доступ к которым получен в связи с исполнением служебных обязанностей.

Допуск к ЕСЭД.

Желателен опыт работы с электронным документооборотом. 

Ответственность, дисциплинированность, пунктуальность, грамотность.