Офис-менеджер/Секретарь/Помощник руководителя

Обязанности:
- работа на ресепшн компании/в приемной Руководителя компании; - подготовка кабинета Руководителя и переговорных комнат к совещаниям и заседаниям, проводимым руководителем и сотрудниками компании (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня); - входящие/исходящие звонки (мини АТС), прием и распределение (фиксирует и передает служебную информацию руководителю и сотрудникам компании), ведение телефонных переговоров; - встреча и прием посетителей офиса, подача чая/кофе/воды; - обеспечивает документооборот компании (регистрация входящей и исходящей корреспонденции (электронной и на бумажном носителе), учет, хранение, архивирование документов, определение важности, срочности и очередности ее обработки, проверка и подготовка документации для передачи в подразделения, ведение архива); - сканирование, копирование документов, размещение на внешних и внутренних хранилищах; - формирование и ведение реестров счетов для рассмотрения Руководителем и отправки в оплату, отслеживание платежей по счетам с внесением платежных поручений в реестр. - ведение протоколов совещаний, контроль исполнения поручений и задач руководства по протоколу, контроль исполнения; - ведение деловой переписки с третьими лицами, в т.ч. с госструктурами; - проверка комплектности документов; - обработка корреспонденции, получение и отправка писем по почте России, курьерской службой; - умение организовывать мероприятия (встречи, совещания и т.д.); - оформление путевых листов руководства; - обеспечение жизнедеятельности офиса, заказ канцелярии и иных товарно-материальных ценностей необходимых для работы офиса; осуществление контроля за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники, мебели и иного оборудования вызов специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания; - координация и контроль работы курьеров и клининговой службы; - заказ обедов для Руководителя; - организация командировок, заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц, такси и прочее; - выполнение отдельных поручений руководителя Организации;
Требования:
- уверенное владение оргтехникой; - отличное владение MS Office (Word, Excel); - грамотная речь; - соблюдение делового дресс-кода; - умение работать с большими объемами информации; - организованность, стрессоустойчивость, обучаемость, инициативность, ответственность - навыки делового общения, знание деловой переписки; - опыт работы в аналогичной должности желательно.
Условия:
​​​​​​​​​​​​​​Офис: м. Автозаводская, м. Дубровка График: 5/2 с 9-00 до 18-00. Оформление по ТК РФ.