Ассистент команды

Команда Aspring Capital растет и мы открываем новую вакансию ассистента ресепшн, который будет работать под руководством опытного ассистента команды. Вас ждет работа в красивом современном офисе на 45 этаже в Сити, а самое главное - увлекательные задачи и интересный опыт в лидирующем инвестиционном банке. Звонки Прием и распределение телефонных звонков, фиксирование и передача сообщений о телефонных звонках сотрудникам; Входящая / исходящая корреспонденция Контроль и распределение входящих электронных сообщений (включая запросы от потенциальных клиентов); Прием, отправка и регистрация корреспонденции, распределение по адресатам документов и посылок; Обработка запросов на отправку и прием корреспонденции; Отправка документов / посылок почтой России и курьерскими службами, в том числе за границу; Распределение документов между отделами организации; Ведение реестра входящих / исходящих документов; Организация хранения документов; Организация подписания первичных документов (накладные и т. д.); Другая работа с документами (форматирование, копирование, сканирование, брошюрование). Обслуживание клиентов Встреча и приветствие гостей (кофе/чай); Подготовка переговорных комнат к проведению переговоров, совещаний, офисных мероприятий; Рассылка приглашений с адресом компании, координация встреч. Поддержание жизнедеятельности офиса Обеспечение жизнедеятельности офиса, коммуникация с поставщиками, подрядчиками, клинингом; Заказ воды, продуктов питания, канцелярии, бытовой химии, контроль количества наименований; Контроль оснащения и комфорта, чистоты в офисе. Административная поддержка Деловая переписка: подготовка писем, запросов, других необходимых документов; Сбор, поиск информации для работников Компании, подготовка и своевременное предоставление необходимой информации; Оформление гостевых пропусков в системе Visitor Control, заказ пропусков для подрядчиков в зону погрузки/разгрузки; Подготовка документации и выдача постоянных пропусков; Помощь в организации поздравлений коллег/клиентов/партнеров с праздниками; Формирование отчетов по затратам (предоставление чеков и т. д.). Заказ визиток; Ведение базы контактов Компании; Организация online и offline встреч / звонков, напоминания и переносы;
Требования:
Грамотная письменная и устная речь; Английский язык не ниже уровня В; Хорошие коммуникативные навыки; Высокий уровень эмпатии, дружелюбие, оптимизм; Ответственность; Пунктуальность; Обучаемость; Самоорганизованность; Исполнительность.