Администратор Проектного офиса

ГК «Тамаки» - один из ведущих (лидирующих, быстрорастущих) производителей продуктов питания японской и паназиатской кухни. Активный участник федеральных государственных программ, а также ведущих экономических форумов и международных выставок. Работаем с 85 субъектами РФ, а также в 16 странах мира. Поставляем продукцию ключевым дистрибьюторам, а также на полки популярных гипермаркетов и маркетплейсов. За 15 лет успешной работы выросли до двух производственных площадок в г. Люберцы и недавно построили собственный современный производственно-логистический комплекс в г. Лыткарино. Мы продолжаем активно развиваться и сейчас, в связи с развитием ПК «Тамаки» в Детском городке ЗИЛ (стр. 61), мы приглашаем Администратора проектного офиса! Задачи, которые вам предстоит решать (процессы, которые необходимо организовывать):
Обязанности:
Организация и контроль ведения документооборота проектов в рамках ПО. Подготовка, корректировка и контроль оформление проектной документации. Контроль соблюдение положений, регламентов, инструкций проектного офиса. Подготовка и регулярное обновление информации по проектам в 1С ДО. Контроль соблюдения сроков выполнения задач проектов по план-графикам. Осуществление сбора, хранение и предоставление необходимой проектной документации. Отслеживание статусов и выполнение ключевых этапов проекта. Информирование руководителей проектов о ключевых вехах проектов. Участие в совещаниях с руководителями проектов по статусу проектов и подготовке производства, протоколировать совещания. Составление отчетности по запросу руководителя в установленные срок. Подготовка согласования протоколов совещаний (в СЭД), контроль исполнение задач ответственными исполнителями. Обеспечение Директора по управлению и развитию бизнес-процессов достоверной информацией о ходе реализации проектов, планов-графиков и выполнении поручений ответственными лицами. Систематизирование и ведение накопленной базы знаний (архива проектов). Обеспечение информационной поддержки всем участникам реализации проектов. Рассылка документации и материалов по проектам заинтересованным сторонам. Участие в ведении единой базы проектов Компании (мониторинг поступления новых проектов в работу, контроль статуса проектов в процессе их выполнения, контроль закрытия проектов). Помощь руководителю проектов в подготовке справок, презентаций, совещаний, отчётов в рамках реализации проектов. Сбор информации о статусе выполнения задач по проектам от исполнителей. Формирование и предоставление отчетов о ходе выполнения проектов (отчеты по план-факт трудозатратам / себестоимости, срокам задач / этапов проекта и т.п.)по запросу. Исполнение поручений руководителя проекта (РП) и участие в организации и управлении Проектом. Организация совещаний по Проекту и контроль исполнение поручений РП. Участие в планировании и координации работы участников проектной группы. Контроль исполнения договоров с подрядными организациями. Осуществление контроля соответствия фактических и прогнозируемых сроков исполнения реализации проекта. Информирование Руководителя Проектного офиса обо всех выявленных нарушениях и недостатках выполняемой работы. Запуск в ЭДО договоров с контрагентами. Задачи: Оказание помощи в организации совещаний, участвовать в совещаниях проектной команды, выполнять подготовку и согласование итоговых протоколов, осуществлять контроль исполнения решений совещаний. Выполнение подбора информации в помощь менеджеру проекта для совещаний с заказчиком, с руководством. Организация и ведение бумажного и электронного документооборота по проектам, поддержание архива проекта в актуальном состоянии; согласование документов, проведение документов по системе документооборота компании. Осуществление и контроль входящей и исходящей корреспонденцией по проекту. Выполнение подготовки, согласования, оформления и отправку официальных писем, служебных записок. Работа во внутренних учетных системах и базах компании. Участие в формировании пакета необходимой проектной документации. Взаимодействие с подрядными организациями на уровне документооборота. Отслеживание сроков и трудозатрат проектов. Организация и контроль коммуникации в рамках проекта. Контроль хода ведения работ проекта. Контроль результатов, сроков и трудозатрат по всем задачам участников проектной команды. Своевременное информирование руководителя проекта и куратора об отклонениях по отношению к плановым значениям. Подготовка презентаций. Мы предлагаем: Оформление по ТК РФ и официальную заработную плату; График 5/2 (ПН-ПТ) с 08:00 до 16:30 - график сбалансирован так, чтобы можно было строить не только карьеру; Бесплатное и вкусное питание, комфортные зоны для приема пищи; Доставку корпоративным транспортом (из точек в Люберцах и Лыткарино) до и после рабочего дня; Отлаженную систему внутрикорпоративного обучения: тренинги, наставники, наглядный и систематизированный материал; Поощрение и поддержку инициатив, желания развиваться, улучшать и рационализировать бизнес-процессы; Подарки для сотрудников и детей сотрудников на праздники; Поддерживающую и развивающую корпоративную культуру; Гарантии надежности и стабильности – работу в компании, которой можно гордиться! Наш идеальный кандидат: Имеет высшее образование или обучается на последнем курсе ВУЗа с возможностью работать полный день; Знает программы: MS Office, Excel -обязательно, MS Project (будет плюсом); Имеет опыт ведения и организации проектов, знание принципов управления проектами и сопровождающей документации; Имеет опыт работы по подготовке и контролю соблюдения план-графиков проектов; Аккуратен, пунктуален, внимателен, стрессоустойчив; Умеет обрабатывать и структурировать информацию, работать с большим объемом информации; Знает методологию управления проектами; Умение работать в команде; Готов к обучению и повышению квалификации в области управления проектами; Обладает грамотной речью - устная и письменная, опытом ведения деловой переписки; Опыт работы в управлении проектами в роли младшего менеджера проектов, администратора проектного офиса, администратора/ассистента проектной команды будет вашим преимуществом; Умеет выстроить эффективное взаимодействие со всеми участниками проектных команд. Приумножайте навыки, находите новые бизнес-связи, вступайте в профессиональные сообщества и становитесь частью быстрорастущей и перспективной индустрии! Наша компания ежедневно создаёт условия для развития каждого сотрудника, и если вы в ответ готовы разделить наши ценности и стандарты – то ждем ваш отклик и резюме!